RMS

Reklamation via .msg-Import · Benutzerhandbuch — Stand 18.05.2026

Rainer Schneider Kabelsatzbau
QM-Manager & KI-Manager: Andreas Löhr (AL) · Version 1.0 · Interaktives Online-Handbuch

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Kapitel 1 · Schritt für Schritt

Schritt 1 · Typ wählen — vor dem Email-Upload

Im Anlege-Modal ist der Email-auswählen-Button anfangs gesperrt (ausgegraut). Erst nachdem du Lieferanten- oder Kundenreklamation ausgewählt hast, wird der Upload freigeschaltet. Hintergrund: 49 Firmen werden bei uns gleichzeitig als Lieferant und als Kunde geführt — die Typ-Vorwahl verhindert, dass die Stammdaten-Suche danach die falsche Deb./Kred.-Nr. zieht.

Modal: Neue Reklamation erfassen

Schritt 1 · Typ wählen — vor dem Email-Upload

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Reklamationstyp-Dropdown Hier zuerst Lieferantenreklamation oder Kundenreklamation wählen — Pflichtfeld. Sobald gesetzt, verschwindet der orange Hinweis und der Email-Upload-Button wird aktiv.

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Oranger Hinweis Roter Klartext-Hinweis: „⚠ Bitte zuerst Reklamationstyp unten auswählen…" — kann nicht übersehen werden, solange noch kein Typ gewählt ist.

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Email-Button (anfangs gesperrt) 📧 Email auswählen ist ausgegraut. Mouse-Hover zeigt: „Bitte zuerst Reklamationstyp (Lief/Kund) auswählen". Nach der Typ-Wahl wird er aktiv und öffnet den Datei-Dialog.

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Priorität (Default: Mittel) Vor-Auswahl ist Mittel. KI schlägt nach Email-Inhalt eine bessere Priorität vor (z.B. Hoch bei Crimp-Reklamation).

Kapitel 1 · Schritt für Schritt

Schritt 2 · KI-Extraktion verifizieren

Nach Upload öffnet sich das Verifikations-Modal. Links die Email-Vorschau, rechts die 13 KI-Vorschläge. Jedes Feld zeigt ein Confidence-Badge (Prozentwert). Felder unter 70 % sind orange hinterlegt — bitte kurz prüfen. Korrekturen werden direkt im Modal vorgenommen.

Modal: KI-Extraktion verifizieren

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Stammdaten-Treffer (grün) Grüner Banner: Firma in den Stammdaten gefunden, Deb./Kred.-Nr. + Match-Quelle (Domain/Name) + Confidence.

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Confidence-Badges Grün = ≥85 %, Orange = 70-85 %, Rot = <70 %. Die Badges zeigen, wie sicher die KI bei jedem Feld ist.

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Niedrige Confidence orange Hier 65 % beim Erfassungsdatum — Hintergrund ist hellgelb. Das Feld bitte prüfen, ggf. korrigieren.

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Beschreibung (frei editierbar) Die KI-generierte Beschreibung ist ein Vorschlag. Du kannst sie direkt überschreiben — die Korrektur fließt zurück ins Stammdaten-Lernen.

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Email-Vorschau links Subject, Absender, Datum stehen oben. Bei Threads (Re:/AW:) werden alle Antworten chronologisch aufgelistet und einzeln als Schriftverkehr-Einträge angelegt.

Kapitel 2 · Kontrolle nach Anlage

Stammdaten + QA-ID prüfen

Nach Bestätigung erscheint die neue Reklamation oben in der Liste — frische QA-Nummer im Format QA-JJNNN, automatisch vergeben. Klick auf die Zeile öffnet das Detail-Modal mit dem Stammdaten-Tab. Hier prüfst du, ob alle Felder korrekt übernommen wurden.

Reklamation öffnen → Tab: Stammdaten

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QA-ID auto-vergeben Format QA-JJNNN — JJ = Jahr (z.B. 26), NNN = laufende Nummer. Bei QA-26019 ist es die 19. Reklamation in 2026. Die Vergabe erfolgt zentral im n8n-Workflow RMS-Create über einen SP-Counter.

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Typ-Badge Orange = Kunden-, Blau = Lieferantenreklamation. Stammt aus deiner Typ-Vorwahl aus Schritt 1 — bei Ambig-Auswahl aus deiner Klick-Entscheidung.

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Stammdaten-Block links Typ · Absender · Deb./Kred.-Nr. · Status · Priorität · Ansprechpartner · E-Mail. Diese Felder hat die KI vorbefüllt. Bitte kurz Auge drüber — vor allem Deb./Kred.-Nr. und Priorität.

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Zeitdaten-Block rechts Erfasst (Email-Datum aus .msg) · Abgeschlossen (initial leer) · KST (manuell setzen, wird nicht aus Email extrahiert).

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Bearbeiten-Stift Klick öffnet den Edit-Modus, in dem alle Felder direkt geändert werden können. Speichert via PATCH auf SharePoint — sofort live.

Kapitel 3 · Feedback geben

Feedback-Feature: Bug, Änderung, Frage

Funktioniert etwas nicht wie erwartet, oder fehlt ein Feld? In der Header-Leiste rechts neben dem „+"-Icon liegt der Feedback-Button (Sprechblase mit Stift). Im Detail-Modal gibt es zusätzlich einen Feedback-zu-dieser-Reklamation-Button. Ein Klick macht automatisch einen Screenshot der aktuellen Seite und öffnet das Feedback-Modal — du kommentierst kurz und schickst direkt an AL.

Header → Feedback-Icon | Detail-Modal → Feedback-zu-dieser-Reklamation

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Auto-Screenshot html2canvas erstellt automatisch ein Bild der aktuellen Seite (Stand vor Klick) und legt es ins Feedback-Modal. AL sieht so direkt, was du gemeint hast — ohne dass du etwas anhängen musst.

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Seitenkontext Aus URL + Detail-State: „RMS · QA-26019 — Stammdaten". Erlaubt AL, das Feedback eindeutig dem Vorgang & Tab zuzuordnen.

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Kategorie (3 Optionen) Bug = Fehler. Aenderung = Wunsch / Verbesserung (Default). Frage = du brauchst Erklärung.

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Priorität Normal oder Dringend. Dringend triggert eine Sofort-Benachrichtigung an AL via Teams.

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Beschreibung (Pflicht) Kurz und konkret: „Was sollte passieren?" oder „Was funktioniert nicht?". Auch wenige Sätze reichen — der Screenshot liefert den Kontext.

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Senden Klick speichert Feedback + Screenshot in SharePoint OSP-Feedback und benachrichtigt AL via Teams. Du bekommst eine Toast-Bestätigung. Antwort kommt typischerweise innerhalb 1 Werktag.