RMS

Reklamationsmanagement — Kunden und Lieferanten · Benutzerhandbuch — Stand 17.08.2026

Rainer Schneider Kabelsatzbau GmbH & Co. KG
QM-Manager & KI-Manager: Andreas Löhr (AL) · Version 2026 · Interaktives Online-Handbuch

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Kapitel 1 · Überblick

Wofür RMS da ist

RMS führt alle externen Reklamationen: was Kunden bei uns beanstanden und was wir bei Lieferanten beanstanden. Jeder Vorgang trägt seine Nummer, seine Nachweise und seine Maßnahmen — von der Mail bis zur Wirksamkeitsprüfung.

32 Vorgänge im laufenden Jahr

36 Maßnahmen

QA-JJNNN Nummernkreis

3 Formblätter

Kapitel 2 · Anmelden und Rollen

Anmelden und wer was darf

Das Dashboard erreichen Sie unter osp.schneider-kabelsatzbau.de/rms/. Die Anmeldung läuft über Ihr Microsoft-365-Konto.

Rolle	Darf
Betrachter	Vorgänge, Maßnahmen und Dokumente einsehen
Bearbeiter	Vorgänge anlegen und bearbeiten, Formblätter erzeugen, Maßnahmen führen
QM	alles — zusätzlich Bewertung, Wirksamkeitsprüfung und Einstellungen

Die Rollen werden zentral in MiMa gepflegt. Fehlt eine Berechtigung, genügt eine kurze Nachricht an AL.

Kapitel 3 · Oberfläche

Die Vorgangsliste in 60 Sekunden

Oben der Stand des Jahres, darunter Suche und Filter, dann die Vorgänge. Ein Klick auf die QA-Nummer öffnet den Vorgang mit allen Reitern.

osp.schneider-kabelsatzbau.de/rms/

1

2

3

4

5

1

Stand des Jahres Wie viele Vorgänge offen und erledigt sind, getrennt nach Kunde und Lieferant, dazu der Trend.

2

Suchen und filtern Suche über Nummer, Titel und Beschreibung; daneben Filter für Typ und Status.

3

QA-Nummer Ein Klick öffnet den Vorgang mit Stammdaten, Maßnahmen, Tracking, Dokumenten und Schriftverkehr.

4

Partnernummer Kunden und Lieferanten stehen als Debitoren- beziehungsweise Kreditorennummer.

5

Status und Ampeln Offen, erledigt oder abgelehnt; rechts daneben zeigen Symbole offene Maßnahmen und die Verknüpfung zu einer NZA.

Von der Mail zum abgeschlossenen Vorgang

Der übliche Weg beginnt mit der Reklamationsmail. Die KI liest sie vor — übernommen wird nur, was Sie in der Prüfmaske bestätigen.

1 · Mail importieren

Die .msg-Datei ins Dashboard ziehen. Die KI liest Absender, Artikel, Menge und Fehlerbild aus — auch aus den Anhängen.

2 · Prüfen und freigeben

In der Prüfmaske steht je Feld, wie sicher die KI war. Was nicht stimmt, wird berichtigt; erst dann entsteht der Vorgang.

3 · Bewerten

Typ Kunde oder Lieferant, dann die Bewertung: berechtigt, Kulanz oder abgelehnt. Diese Entscheidung trifft immer ein Mensch.

4 · Nachweis erzeugen

F-QM-02, F-QM-03 (8D) oder F-QM-14 entstehen als PDF direkt aus dem Vorgang.

5 · Maßnahme und Ausgleich

Maßnahme mit Verantwortlicher·m und Frist; Ersatz, Rücksendung oder Gutschrift werden nachgehalten — mit automatischer Erinnerung.

6 · Wirksamkeit

Erst wenn die Maßnahme gewirkt hat, wird der Vorgang geschlossen.

Kapitel 4 · Sonderfälle

Die vier häufigsten Sonderfälle

Fall	Was Sie tun
Mailverlauf statt Einzelmail	Den Outlook-Thread importieren — jede Nachricht wird ein Eintrag im Schriftverkehr, Doppelte werden erkannt und übersprungen.
Lieferantenreklamation	Typ Lieferant wählen. F-QM-02 lässt sich als Outlook-Entwurf an den Lieferanten vorbereiten.
Reklamation nicht berechtigt	Status auf abgelehnt setzen und die Begründung dokumentieren — der Vorgang bleibt vollständig nachvollziehbar.
Interne Nacharbeit nötig	Im NZA erfassen und die QA-Nummer im Feld Bezug eintragen — beide Vorgänge sind dann verlinkt.

Kapitel 5 · Formblätter

Welches Formblatt wofür

Alle drei entstehen aus den Daten des Vorgangs, im Firmenlayout, mit den Vorlagen aus dem Dok-Register.

Formblatt	Wofür	Typischer Fall
F-QM-02	Qualitätsabweichung	Beanstandung an einen Lieferanten
F-QM-03	8D-Report	Kundenreklamation mit systematischer Ursachenanalyse
F-QM-14	Korrekturmaßnahme (8D-Light)	interne Abstellmaßnahme ohne vollen 8D

Kapitel 6 · Wenn etwas nicht geht

Wenn etwas nicht geht

Das sehen Sie	Das hilft
Keine Vorgänge nach der Anmeldung	Seite mit Strg+F5 neu laden
Import findet keine Anhänge	Signierte Mails verstecken Anhänge — die .msg-Datei erneut aus Outlook speichern und noch einmal importieren
KI-Werte sind unsicher markiert	So gedacht: die Ampel zeigt Unsicherheit. Wert prüfen und von Hand berichtigen
Formblatt fehlt ein Feld	Das Feld ist im Vorgang leer — dort ergänzen und das Formblatt neu erzeugen
Erinnerung kommt nicht an	Der Mailversand aus dem Systempostfach ist seit dem 08.08.2026 durch eine Tenant-Einstellung blockiert; Teams-Beiträge laufen weiter

Wer hilft weiter

Bei Fragen, Verbesserungsvorschlägen oder Fehlern:

Andreas Löhr (AL)QM-Manager & KI-Manager

E-Maila.loehr@schneider-kabelsatzbau.de

Dashboardosp.schneider-kabelsatzbau.de/rms/

SupportFeedback-Knopf im Dashboard — geht direkt an AL

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