Tracking — Warenfluss & Ausgleich

Das Herzstück von RMS. Statt Reklamationen nur abzuhaken, dokumentiert das Tracking jeden Schritt im Lebenszyklus: Welche Ware geht zurück (NK), wann kommt die neue (NI), wann ist sie geprüft (NP)? Und parallel der kaufmännische Ausgleich — Gutschrift, Pauschale, Belastung, Saldo. Auto-Reminder sorgen dafür, dass nichts im Sande verläuft.

osp.schneider-kabelsatzbau.de/rms/ — Tracking aktiv

Konzept & Workflow

RMS erfasst alle externen Reklamationen — Kunden- und Lieferantenbeanstandungen. Es bündelt Schriftverkehr, Tracking, Maßnahmen und Kosten in einem zentralen Vorgang.

Abgrenzung NZA ↔ RMS

Beide Systeme sind eigenständig, aber miteinander verknüpft. Faustregel: extern verursacht → RMS, intern verursacht → NZA. Aus einer RMS-Reklamation kann ein NZA-Vorgang abgeleitet werden (Feld Bezug_RMS).

Übersichtsseite

Das RMS-Dashboard zeigt KPIs zu offenen und erledigten Reklamationen sowie die Verteilung Kunden- vs. Lieferantenreklamationen.

osp.schneider-kabelsatzbau.de/rms/

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KPI: Vorgänge gesamtAnzahl aller RMS-Vorgänge des laufenden Jahres mit Filter-Stand.

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Donut-Chart: 4 SegmenteKunde offen/erledigt + Lieferant offen/erledigt — auf einen Blick.

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Trend-LinieReklamationsaufkommen über die letzten Monate. Saisonale Ausreißer erkennbar.

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Such- & FilterleisteQA-ID, Titel, Beschreibung-Suche · Typ-Filter (Kunde/Lieferant) · Status-Filter.

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Vorgangs-TabelleAlle Reklamationen mit Ampel-Indikatoren, Prio-Badge und Aktionen-Spalte.

Tabelle, Spalten & Filter

Die RMS-Tabelle zeigt die wichtigsten Felder. Auffälligkeit: Spalten FK (Fehlerkategorie) und NZA-Verknüpfung sind RMS-spezifisch.

osp.schneider-kabelsatzbau.de/rms/?typ=kunde

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QA-IDEindeutige Vorgangsnummer im Format QA-JJNNN. Klick öffnet das Detail-Modal.

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Typ-BadgeOrange = Kunden-Reklamation, Blau = Lieferanten-Reklamation.

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Prio-BadgeDrei Stufen: hoch (rot), mittel (orange), niedrig (grau).

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Status & NZA-VerknüpfungGrünes Häkchen = Erledigt. Orange-Pin = NZA-Vorgang verknüpft.

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Aktions-SpalteDrei Icons: Detail öffnen, Bearbeiten, Mehr.

Charts & Statistik

Der Charts-Bereich aggregiert Reklamationen nach Typ und Bearbeitungsstatus und zeigt Trends über die Zeit.

/rms/#charts

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Datenliste mit MarkierungenErweiterte Tabellen-Ansicht mit Typ-Symbol, Status-Pille, NZA-Verknüpfung, Aktionen.

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Visuelle Status-IndikatorenRote Punkte = unbearbeitet, gelbe = in Arbeit, grüne = erledigt — schneller Überblick.

Detail-Modal: Stammdaten

Das Detail-Modal hat sieben Tabs. Der erste Tab Stammdaten bündelt alle Eckdaten und die Beschreibung der Reklamation.

/rms/#vorgang=QA-26001

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QA-ID, Typ-Badge & FirmaHeader mit Vorgangsnummer, Kunden- oder Lieferanten-Badge und der Firma.

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Tab-NavigationSieben Tabs: Stammdaten · Maßnahmen · Tracking · Dokumente · Schriftverkehr · Bemerkungen · Kosten.

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Reklamations-StammdatenTyp, Absender, Deb-/KredNr., Status, Priorität, Ansprechpartner, E-Mail.

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Zeitdaten & Aktueller StatusErfassungs- und Abschlussdatum, KST. Freitext-Feld für den aktuellen Stand.

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+ NZA aus ReklamationErzeugt einen verknüpften NZA-Vorgang. Wechselt automatisch zum NZA-Dashboard.

Detail-Modal: Schriftverkehr

Der Schriftverkehr-Tab bündelt alle eingehenden und ausgehenden Mails. .msg-Import via KI ist möglich — Outlook-Threads werden automatisch in einzelne Einträge zerlegt.

/rms/#vorgang=QA-26001&tab=schriftverkehr

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Statistik-ZeileX Einträge · X eingehend · X ausgehend · Zuletzt: … — Übersicht der Aktivität.

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Aus .msg-Datei importierenKI-gestützter Import einer einzelnen Mail oder eines ganzen Threads.

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+ Manuell anlegenNeuen Eintrag manuell erstellen — sinnvoll für Telefonnotizen.

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Eintrags-ListeChronologische Liste. Klick öffnet die Detail-Ansicht mit Volltext und Anhängen.

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Empfänger-AdresseVolle Mail-Adresse als Mouseover-Tooltip. Mehrere Empfänger mit Kommas getrennt.

Detail-Modal: Maßnahmen

Korrekturmaßnahmen werden zur Reklamation erfasst, mit Verantwortlichem und Fälligkeit. Jede Anlage löst eine Teams-Benachrichtigung aus.

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Tab MaßnahmenEigener Tab im Detail-Modal. Aktiv in Blau hervorgehoben.

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Leerstatus„Keine Massnahmen erfasst" — visuelle Aufforderung zum Anlegen.

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+ Maßnahme hinzufügenÖffnet Formular: Beschreibung, Verantwortlicher (Dropdown), Fälligkeit, Priorität.

Detail-Modal: Bemerkungen & KI

Im Bemerkungen-Tab werden manuelle Notizen und KI-Empfehlungen aus der E-Mail-Analyse kombiniert. Die KI prüft Stammdaten, weist auf Inkonsistenzen hin und schlägt Maßnahmen vor.

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Erkenntnisse (manuell)Freitext-Notizen des Bearbeiters. Editierbar mit Speichern-Button rechts.

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Speichern & ZeitstempelLetzter Speicher-Zeitpunkt direkt sichtbar.

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Manuelles Notiz-FeldMehrzeilig, ohne Limit. Markdown nicht aktiviert (bewusst).

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KI-EmpfehlungenVollautomatisch durch Multi-Agent-Pipeline. Quelle: email_analyse_QA-XXXXX.md.

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Warnungen / InkonsistenzenHinweis auf Doppel-Vorgänge zum gleichen Artikel. Hilft, Duplikate zu vermeiden.

Detail-Modal: Kosten

Der Kosten-Tab berechnet den finanziellen Saldo der Reklamation: Reklamationskosten + Pauschale – Gutschrift. Verknüpfte NZA-Vorgänge werden mit aufsummiert.

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Saldo-BoxHauptanzeige: Reklamationskosten + Pauschale – Gutschrift. In Blau hervorgehoben.

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ReklamationskostenGeschätzte/erfasste Bearbeitungskosten — manuell oder aus verknüpften NZA-Vorgängen.

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BearbeitungspauschaleFixe pauschale Bearbeitungskosten — konfigurierbar im Admin-Bereich.

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Gutschrift / ErstattungAus Tracking übernommen. Wird vom Saldo abgezogen.

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Verknüpfte NZA-VorgängeListe aller NZA-IDs mit Bezug. NZA-Kosten fließen in die Reklamationskosten ein.

Detail-Modal: Dokumente

Fotos, Formulare und Anhänge werden pro Reklamation in SharePoint /sites/RMS/2026/QA-XXXXX/ abgelegt — getrennt nach Fotos und Dokumenten.

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Fotos-GalerieThumbnail-Vorschau aller hochgeladenen Fehlerbilder.

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BezeichnungDateiname mit Datum-Präfix — chronologisch sortierbar.

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+ HochladenUpload-Dialog für neue Dateien. Fotos & Dokumente in getrennten SP-Ordnern.

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AktualisierenManuelles Neuladen, falls Dateien direkt in SharePoint geändert wurden.

n8n-Architektur (35 aktive Workflows)

Wie NZA läuft auch RMS komplett auf n8n. Zusätzlich existieren mehrere KI-gestützte Workflows (E-Mail-Analyse, .msg-Verifikation, Multi-Agent-Pipeline).

… und 23 weitere Workflows für Datei-Operationen, Stammdaten, Charts, Migrationen, KI-Training.

Technischer Stack

RMS läuft auf einem Hetzner-Server (CX43, 8 vCPU, 16 GB RAM). SharePoint dient als Datenspeicher, n8n als Logik-Schicht.

SharePoint & Microsoft 365

Die gesamte Datenhaltung liegt in SharePoint Online. Eine Azure-App-Registrierung (OSP-n8n-Integration) regelt den API-Zugriff.

Azure-App: OSP-n8n-Integration